I am too busy to be organised

Si vous croisez Aileen Reniers dans la rue, vous ne soupçonneriez jamais qu’elle est notaire. Créatrice de mode ou artiste peut-être, mais notaire est la dernière chose qui vous viendrait à l’esprit. Pourtant, à 35 ans à peine, elle est notaire associée depuis six ans. Aujourd’hui, elle prépare la fin de son association pour poursuivre en solo. Retour sur ces années qui sont passées en coup de vent.

Au début, Aileen Reniers se destinait à la médecine, comme la plupart de ses copines. Lorsqu’elle a finalement opté pour le droit, elle n’avait aucunement l’intention de devenir notaire. « Je voulais entrer au barreau , nous raconte Aileen, l’idée de pouvoir aider des gens m’attirait. » C’est le professeur Hélène Casman qui lui a conseillé de choisir la formation complémentaire en notariat comme spécialisation en droit civil. « J’ai commencé cette dernière année dans le but de devenir avocate. Un stage dans une étude notariale m’a alors tout de même fait changer d’avis. L’aspect humain, la médiation, des contrats équilibrés, etc. combinés à toutes les branches du droit que je traitais volontiers, m’ont fait pencher en faveur du notariat. »

Funfactor
Aileen a d’abord travaillé pendant un an dans l’étude de l’époque du notaire Lucas Boels à Bruxelles. « Bruxelles, pour améliorer mon français, mais aussi parce que je pensais alors que c’est là que tout allait se passer. J’aimais Bruxelles et je voulais y devenir notaire. » C’est à ce moment qu’Aileen prononce le terme « funfactor » pour la première fois. Une notion qui reviendra à plusieurs reprises pendant l’interview et qui reflète clairement sa façon d’être. « Dans la vie, vous devez mettre du plaisir dans les choses que vous faites. Elles doivent avoir un certain « funfactor ». C’est très important pour moi. »
Après un an, elle a pourtant troqué son étude à Bruxelles contre celle du notaire Jean-Jacques Boel à Asse parce qu’elle voulait apprendre plus et qu’elle cherchait de la diversité. En 2008, Aileen a réussi le concours du premier coup. Elle n’avait que vingt-huit ans lorsqu’elle a été nommée candidate-notaire. Un an plus tard, le 1er janvier 2010, elle s’est associée au notaire Boel.

Idéalisme
« Je suis entre-temps notaire depuis six ans et je ne l’ai pas encore regretté un seul jour. Ce qui me passionne dans le notariat, c’est la diversité. Des personnes issues de tous les milieux viennent chez vous avec des questions à des moments importants de leur vie. Certaines ont besoin d’un coup de pouce. Il y en a d’autres qu’il faut réconforter ou à qui il faut indiquer le chemin. En tant que notaire, il faut parfois aussi être à moitié psychologue (rires). Les clients vous accordent leur confiance, ils reviennent souvent plusieurs fois, ce qui permet de créer un lien avec eux. Ce que j’aime tellement, c’est aider les gens en même temps que l’aspect juridique de la profession. J’espère ne jamais perdre cet idéalisme. »

Étape par étape
« Je ne suis plus la même personne aujourd’hui qu’il y a cinq ans. Quand je venais d’être nommée, j’avais l’envie de tout faire avancer le plus vite possible. J’y étais prête. Mais une fois notaire, on vous met tout de même une lourde charge sur les épaules. On doit passer plus rapidement à la vitesse supérieure et tout à coup diriger une étude. Dans cette matière, il faut grandir étape par étape : dans son attitude vis-à-vis des clients, dans ses relations avec ses collaborateurs, dans la gestion de son étude. Cela ne se fait pas comme ça, en un claquement de doigt.
Au début de notre association, mon associé avait l’ascendant. Logique, vu le contexte et mon manque d’expérience. Mais à mesure que la fin de notre association approche, cette tendance s’inverse. C’est un processus qui s’est déroulé progressivement. Petit à petit, j’ai pu de plus en plus marquer l’organisation et le fonctionnement de notre étude de mon empreinte. J’ai par exemple commencé à utiliser une nouvelle méthode d’encodage des dossiers, j’ai instauré une centrale téléphonique avec un VoIP, j’ai donné d’autres tâches aux collaborateurs, etc. Je suis maintenant obligée de m’organiser. Dans deux ans, je serai seule pour le faire. Heureusement, mon associé me laisse beaucoup de liberté. »

I am too busy to be organised
Aileen a apporté une plaque métallique qui se trouve normalement sur son bureau. Elle lui rappelle au quotidien qu’elle doit s’organiser. « Ce dicton me va comme un gant et je pense qu’il vaut pour bon nombre d’études. Nous ne prenons pas assez le temps de nous organiser. Mon notariat reçoit environ 1.000 actes par an. En tant que notaire, c’est encore gérable, mais tout de même trop pour encore faire beaucoup soi-même au niveau des dossiers. C’est là que commence la gestion de l’étude. Vous devez beaucoup déléguer, un aspect que j’ai dû apprendre, et vous devez en même temps veiller à ce que vos connaissances juridiques soient irréprochables. Je travaille un maximum en “blocs”. Pendant certaines périodes, les collaborateurs peuvent fixer des rendez-vous dans mon agenda, et pendant d’autres rien du tout. Je passe par exemple tous mes appels téléphoniques le soir, les uns à la suite des autres. Le fait que je travaille sans programme de gestion de dossier exige également que tout soit parfaitement organisé. » N’est-elle pas partisane d’un pareil système automatisé ? « Ces programmes sont certainement efficaces, mais je trouve que travailler avec des dossiers sur papier est plus facile. Je n’aime pas non plus lire sur un écran. Étant donné que chaque dossier est un travail sur mesure, je pense que la marge d’erreur est plus petite en ne faisant pas trop confiance à une machine. Et oui, cela prend peut-être un peu plus de temps, bien que j’en doute, mais je sais que tout est vérifié, encore et encore. »

Et à propos d’eRegistration ? « Oui, pour eRegistration, un programme de gestion de dossier pourrait effectivement être pratique. Mais cela fonctionne aussi sans. D’ailleurs, je pense qu’un tel programme n’est intéressant que lorsqu’il est utilisé comme il faut. Et cela commence par l’introduction de toutes les données dès le début. S’il ne sert que de fichier clients, il n’a pas de valeur ajoutée pour moi. Toutes ces données figurent dans mon programme comptable. »

Travail d’équipe
« Je me félicite chaque jour de l’équipe qui s’active derrière moi. Elle fonctionne si bien que je dois oser me poser cette question : que se passerait-il si je n’avais pas une aussi bonne équipe ? Vous devez oser remettre votre organisation en question. Si vos procédures ne sont pas bien organisées et s’il manque quelqu’un, vous allez au devant des problèmes ! »

Défis
Où se situent les défis principaux pour Aileen ? « Le partage des tâches entre les collaborateurs est une chose à laquelle je suis toujours occupée. Surtout maintenant qu’eRegistration demande plus de travail et requiert une autre approche. À cet égard, j’avais proposé un tour de rôle mais comme mes collaborateurs n’aimaient pas l’idée, nous avons repartagé les tâches. Désormais, une seule personne se charge d’eRegistration. Tant que cela fonctionne, nous continuons. Si cela ne marche pas, nous devrons de nouveau nous adapter.
Je frémis à l’idée de ces choses-là. Si l’un de mes collaborateurs n’est pas heureux, je le sens directement. Et alors j’ai vraiment peur. Pas tellement qu’il quitte l’étude, mais plutôt qu’une mauvaise ambiance s’installe. C’est une chose que je ne supporte pas. J’essaie moi-même de toujours être un rayon de soleil, aussi bien au travail qu’en dehors, et j’attends la même chose de mes collaborateurs. La négativité est contagieuse et elle doit immédiatement être étouffée dans l’œuf. »

« C’est à moi que revient la tâche de veiller à ce que chacun soit à la bonne place et à ce que les gens soient heureux lá où ils sont. Cela demande une attention pour les différents caractères au sein de l’équipe. Et oui, parfois, je dois mettre des gants de velours (rires).
Cela me semble terrible de ne pas pouvoir tirer de plaisir de son travail. Si vous êtes heureux, vous fonctionnerez mieux. Cette chance et ce “funfactor” sont très importants pour moi. »

Sévère, mais juste
« Ma porte est toujours ouverte pour mes collaborateurs. S’ils ont quelque chose sur le cœur, nous en discutons et nous cherchons ensemble une solution. On doit gagner le respect de ses collaborateurs petit à petit en parlant et par sa façon de travailler. Une de mes collaboratrices m’a dit qu’elle ne sait parfois pas bien ce qu’elle doit penser de moi. “Vous êtes tellement gentille, mais s’il y a un problème dans un dossier, nous le saurons. Elle ne pouvait pas me faire de plus beau compliment ! (rires). C’est comme cela que je veux être perçue : sympathique et gentille, mais le travail doit être bien fait. Ils disent parfois que je suis sévère, mais je le suis également avec moi-même. Sévère, mais juste (rires). »

Éviter le burn-out
Aileen a-t-elle un conseil pour les jeunes notaires qui débutent ? « N’essayez pas d’en faire trop ! Comme j’ai toujours besoin d’un défi intellectuel et comme j’aime transmettre mes connaissances, j’ai également été assistante de travaux pratiques à la VUB pendant cinq ans au cours des dix dernières années, secrétaire de la Commission angle mort et responsabilité notariale de la Chambre nationale et, depuis deux ans, je siège dans la Commission de nomination pour le notariat. Cela, je l’ai senti (rires). En dépit du fait que vous soyez jeune, vous devez être réaliste : il n’y a que 24 heures dans une journée. Essayez de vous organiser du mieux possible, rendez votre équipe suffisamment forte pour que vous puissiez lui faire confiance les yeux fermés et déléguez. Lorsque vous travaillez, faites-le avec le “fun” nécessaire. Et veillez à libérer du temps pour vous-même. Car ne faire que travailler sans rien à côté, c’est la recette idéale du burn-out. »


Texte: Bo Bogaert – Photos: Lies Engelen

 

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