Theo Francken à propos la simplification administrative : « Le notariat est un précurseur »

Secrétaire d’État à l’Asile et la Migration, chargé de la Simplification administrative. Telle est la carte de visite de Th—eo Francken (N-VA). À une époque où l’asile et la migration font quotidiennement les gros titres, il semble que la simplification administrative soit passée au second plan.

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Theo Francken : « Les apparences sont trompeuses. Dans notre communication, la simplification administrative est passée quelque peu au second plan, car il est diff‚icile
de parler de la suppression de l’un ou l’autre formulaire alors que la crise de l’asile bat son plein. J’entends déjà les réactions : ‘Tous les jours, il y a 3.000 réfugiés qui arrivent, pour lesquels il ne trouve pas suff‚isamment de lits, mais il a le temps de s’occuper de la suppression du formulaire A15’. La préoccupation des gens est telle que nous avons décidé d’axer entièrement notre communication sur la crise des migrants – qui, entre nous soit dit, n’est toujours pas terminée. J’accorde toutefois régulièrement des interviews dans des revues spécialisées sur le thème de la simplification administrative et d’autres choses. »

Qu’avez-vous réalisé au cours de ces derniers mois ?
« Notre plan d’action a été déployé et nous commençons à en récolter les fruits. Il y a notamment la loi relative à l’ouverture des données publiques qui permet aux citoyens
et aux entreprises d’accéder et de réutiliser librement toutes les données recueillies par les administrations. L’unique exception : les données que nous ne pouvons pas mettre à
disposition pour des motifs de respect de la vie privée ou de sécurité. Un exemple de la vie quotidienne est le ‘radar précipitations’, une application que tout un chacun utilise de temps à autre. Jusqu’à présent, celle-ci est basée sur les données de l’institut météorologique royal des Pays-Bas, parce que notre IRM n’a publié aucune donnée. Au sein de la SNCB et de nombreuses autres entreprises financées par l’État, les données ouvertes créent d’énormes possibilités de faire preuve de créativité, principalement dans le secteur de la technologie de l’information qui peut créer des applications pertinentes vu la mine d’informations. Grâce à e-greff‚e, la quasi-totalité des actes de constitution est à présent envoyée par voie électronique. Cela représente un gain financier considérable pour les entrepreneurs. Le service e-facturation permet en revanche d’augmenter sans cesse l’envoi électronique de factures à l’administration. À partir du 1er janvier 2018, la facturation électronique destinée à l’administration sera par ailleurs obligatoire. Nous y préparons actuellement toutes les administrations fédérales. Le 1er octobre, la signature électronique pour les contrats intérimaires est devenue un fait. Il s’agit parfois de petits projets, mais ce sont des choses concrètes et tangibles sur lesquelles nous prenons des décisions chaque mois. »

Quelles sont les priorités pour les mois à venir ?
« Des chantiers importants sont en cours ou ont déjà été réalisés, notamment le répertoire unique des adresses (citoyens et entreprises). Il n’y a plus à présent qu’un seul répertoire d’adresses. Pratique pour bpost, mais également pour les administrations et d’autres instances qui utilisent ces adresses. Jusqu’à présent, quatre répertoires centraux
d’adresses coexistaient : un pour la Flandre, un pour la Wallonie, un pour Bruxelles et un répertoire fédéral. Un répertoire unique d’adresses nous soulage d’une fameuse
paperasserie administrative. Songeons également à la base de données centrale des actes d’État civil – une compétence partagée de l’Intérieur et de la Justice. Cette proposition a été lancée pour la première fois il y a près de 18 ans. Un accord vient enfin d’être réalisé et nous pouvons à présent passer à des actions concrètes. Une modernisation et une informatisation approfondies de l’État civil auront lieu dans chaque commune, ce qui nous permettra notamment de détecter des fraudes éventuelles, comme par exemple un vol de cartes d’identité. Le Conseil Supérieur des Indépendants et PME a élaboré 71 propositions de simplification administrative. Nous examinons les propositions que nous allons exécuter et la manière de les aborder concrètement. »

Quelles mesures pertinentes pour le notariat avez-vous déjà adoptées depuis que vous avez pris vos fonctions ?
« eRegistration, eDepot et l’accès au guichet central constituent trois éléments ayant un impact positif considérable sur le notariat. La principale réalisation pour le notariat est
l’enregistrement des actes notariés. A partir du 1er janvier 2015, celui-ci s’est fait de manière totalement électronique. Près de 1,8 million d’actes notariés ont été envoyés via eDepot vers le SPF Finances depuis son introduction. C’est gigantesque et cela représente une économie importante. Le notariat joue ainsi un rôle de précurseur dans la simplification administrative. Ce projet n’a été possible qu’à travers une collaboration intensive avec tous les services concernés : la Fédération, Credoc, son département informatique, l’Agence pour la Simplification administrative, l’Administration
générale de la Documentation patrimoniale du SPF Finances et l’administration fiscale flamande. À présent, la plupart des sociétés sont constituées par voie électronique via l’eRegistration dans eDepot. Ce projet a connu un démarrage lent, mais il atteint à présent sa vitesse de croisière. Nous sommes persuadés que nous atteindrons rapidement notre objectif de 100% de constitutions électroniques. La loi-programme du 1er juillet 2016 permet l’accès au guichet central pour les notaires, bien que les conditions soient strictes. Le guichet central est un registre de la Banque Nationale comprenant toutes les données bancaires. Il s’agit donc de données confidentielles, allant des numéros de compte aux contrats de personnes physiques et de personnes morales (établies en Belgique ou non). Les données contenues dans ce registre sont tenues à jour par les établissements financiers de notre pays. Jusqu’il y a peu, les notaires devaient
contacter les établissements financiers pour obtenir des informations concernant notamment la solvabilité et les dettes, mais également dans le cadre d’un ordre de
traitement des successions, la déclaration de succession, etc. Une procédure fastidieuse et peu e‚fficace. Avec l’accès au guichet central accordé aux notaires dans le cadre des
déclarations de successions, tout cela devient nettement plus simple ».

N’existe-t-il pas un risque de mettre un emplâtre sur une jambe de bois ? Qu’il y ait certes une grande simplification, mais que cela engendre simultanément, autant,
sinon plus, une augmentation des charges administratives suite à la nouvelle réglementation ?
« Oui, cette possibilité existe toujours. C’est pourquoi le législateur a instauré en 2013 l’Analyse de l’Impact de la Réglementation (AIR). Il s’agit de l’évaluation préalable des
potentielles conséquences des propositions de loi au niveau économique, social et environnemental et pour les autorités. En théorie, c’est un bel outil mais en pratique,
utilisé de manière peu e‚fficace. J’ai, par conséquent, formulé des suggestions visant à réduire le nombre d’AIR tout en les améliorant. L’objectif est qu’elles contribuent
réellement à la mise en oeuvre d’une législation de qualité. Par ailleurs, le gouvernement fait en sorte de se départir de cette mauvaise habitude belge de ‘goldplating’, l’ajout de règles supplémentaires lors de la transposition d’une réglementation européenne. Nous travaillons également à une meilleure consolidation de notre législation. »

Quels sont les autres points qui figurent à votre agenda ?
« Nous participons au projet BCE Plus : la BCE doit devenir l’unique interlocuteur des PME dans leurs relations administratives avec les autorités fédérales et régionales. La constitution de personnes morales se déroule à présent par voie électronique, sauf lorsqu’il convient de modifier des données. C’est impossible dans ce cas. Il va de soi que ce
n’est pas logique, surtout quand on sait qu’il s’agit d’un gigantesque flux de données. Qu’il s’agisse d’un déménagement d’associés dans une SPRL, de nouveaux actionnaires, de
révocations, etc… La liste est longue. En outre, nous souhaitons off‚rir la possibilité de vérifier d’éventuelles dettes vis-à-vis de l’une des nombreuses administrations que
compte notre pays lors de la vente d’un bien immobilier ou du partage d’une succession. C’est déjà le cas pour les dettes fédérales, fiscales et sociales, mais il convient d’y inclure
les dettes vis-à-vis des autorités régionales, provinciales ou locales. »

Quel rôle le notariat peut-il jouer dans le cadre de la loi ‘only once’ ?
« Il convient d’opérer une distinction entre les notaires en tant que fournisseurs et les notaires en tant que gestionnaires de certaines données. Les notaires gèrent déjà eux-mêmes, depuis plusieurs années, le registre central des testaments, le registre central des contrats de mariage et la banque des actes notariés. Ma question est la suivante : pourquoi ne mettons-nous plus ces données à la disposition du citoyen ? Certes, cela doit être approuvé par la Commission Vie Privée, mais je suis néanmoins partisan d’ouvrir certaines bases de données au citoyen. Toutefois, je le souligne une fois de plus : dans le respect de
la vie privée. À mon sens, augmenter le nombre de données à disposition du citoyen représenterait une bonne chose. Pourquoi ne pas permettre à chacun d’accéder à la base de données des testaments par exemple ? L’objectif n’est clairement pas de prendre connaissance du testament de son voisin, mais cela pourrait s’avérer intéressant dans le cas d’un décès inopiné. Nous pourrions nous inspirer de ce qui se passe au-delà de nos frontières, car dans ce domaine, nous accusons un sérieux retard. Il suff‚it de voir à quel point les États baltes gèrent leur administration de manière rationnelle et optimale.
Il va de soi que les notaires sont également des utilisateurs de certaines données. Ils ont toujours l’obligation de demander un grand nombre d’informations par le biais de formulaires papier. Cela demande du temps. Une alternative électronique est par conséquent plus que la bienvenue. Le but de celle-ci est naturellement de faire baisser les coûts pour le citoyen également ».

Comment se déroule la collaboration avec la Fédération ?
« La collaboration avec la Fédération est excellente. Il y a une confiance mutuelle, ce qui favorise la concertation. »

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Trois manières de simplifier l’administration

1. Supprimer
Theo Francken : « La première manière de simplifier l’administration est de supprimer quelque chose. Un formulaire, une déclaration complémentaire, une obligation… Par exemple, l’administration relative au transfert de la plaque d’immatriculation pour le véhicule d’un conjoint décédé. Jusqu’il y a peu, il convenait de compléter un formulaire supplémentaire pour déclarer que la personne en question était bel et bien décédée, alors que l’administration peut le vérifier elle-même dans le Registre national. C’était non seulement pénible pour la famille, mais aussi tout à fait superflu ».

2. Numériser
« Débarrassons-nous du courrier, des timbres, etc. Le piège réside dans le fait que l’on n’évalue pas toujours les processus d’abord, mais que l’on numérise immédiatement. Il arrive donc qu’un flux de papier inutile soit remplacé par un flux numérique inutile, sans que le processus ne soit simplifié. »

3. Réunir
« Une troisième option serait de regrouper les processus. Citons à titre d’exemple le répertoire central des adresses et la loi ‘only once’ qui a récemment été votée ».

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