Ambassadeurs de l’avenir numérique du notariat

Nos sites web Notaire.be et eNotariat doivent devenir des portails clients modernes sur lesquels les notaires, les collaborateurs, les partenaires notariaux et le grand public peuvent trouver des informations pertinentes.

Depuis l’appel de la division informatique (ICT) de Fednot, l’an dernier, 181 notaires, candidats-notaires et collaborateurs de toutes les provinces s’engagent aujourd’hui comme ambassadeurs ICT. Objectif : continuer à donner forme à l’avenir numérique de la profession notariale. Leur mission ? Contribuer au développement de nouveaux produits et services ICT et optimiser ceux qui existent déjà. Et ce, durant des ateliers autour de huit projets de transformation différents.

Huit domaines
Une première série d’ateliers au printemps dernier a permis d’identifier les cinq principaux points d’achoppement du fonctionnement d’une étude. Ces points d’amélioration et plusieurs initiatives stratégiques visant à moderniser et à numériser davantage la profession notariale ont été regroupés en huit programmes. Les ambassadeurs choisissent eux-mêmes le(s) projet(s) de transformation au(x) quel(s) ils veulent participer et le rôle qu’ils veulent y jouer. En automne dernier, nous avons lancé une nouvelle série d’ateliers par projet dans le cadre desquels les notaires et les collaborateurs peuvent définir et tester de nouveaux produits et améliorations.

Trois rôles pour l’ambassadeur
Le rôle de l’ambassadeur diffère selon l’étape du processus de développement de nouveaux produits ICT. Il est libre de choisir le(s) rôle(s) qu’il souhaite assumer.

  • Au début du processus de développement, il contribue à imaginer les nouveaux produits et veille, en tant qu’expert chevronné, à ce qu’ils soient adaptés au mieux aux besoins de la profession notariale.
  • Au cours du développement proprement dit du produit, l’ambassadeur consulte régulièrement l’équipe de projet ICT pour aider à mettre au point la fonctionnalité détaillée, l’apparence du produit final et pour tester le résultat de manière approfondie.
  • Durant la phase de déploiement des nouveaux produits, l’ambassadeur s’assure de bénéficier d’un large soutien afin que les produits soient introduits de manière optimale dans le notariat.

À quels projets les ambassadeurs ICT participent-ils concrètement ?

Biddit : depuis le 1er septembre 2018, la vente de biens immobiliers par l’intermédiaire du notaire peut également se faire en ligne. Les 47 ventes aux enchères pilotes qui ont eu lieu en juin ont été couronnées de succès. L’objectif est d’intégrer Biddit de manière optimale dans le fonctionnement du notariat. C’est pourquoi il conviendra, dans les mois à venir et avec l’aide des ambassadeurs, de continuer à développer et à affiner le déploiement et le soutien aux études.

NABAN : d’ici au 1er janvier 2020, Fednot doit créer une Banque des Actes Notariés (NABAN) contenant les copies électroniques de tous les actes déposés à compter de cette date, à l’exception des testaments. Cette banque d’actes servira de source authentique. Au cours des ateliers, les ambassadeurs se pencheront sur les questions suivantes : que renfermera la NABAN ? Qui y aura accès ? Comment la NABAN sera-t-elle déployée ?

Enterprise offering : avec ce projet, nous voulons développer une plateforme numérique pour mieux accompagner les entrepreneurs dès le démarrage de leur activité et tout au long de leur cycle de vie. En parallèle, nous voulons renforcer la position du notaire à cet égard. Pour commencer, nous développons une première version d’un registre des titres et une composante mieux intégrée de StartMyBusiness. Les ambassadeurs contribueront à façonner cette « enterprise offering » sur la base des exigences du terrain.

Portails web : nous nous efforçons de rendre notre site web interactif et de le personnaliser avec des outils tels qu’un chatbot, un calendrier de rendez-vous en ligne et des visualisations interactives. Nous étudions également comment intégrer de nouveaux services ou applications tels que Biddit et l’accès aux sources authentiques CRH ou NABAN. Les ambassadeurs élaboreront d’abord ce concept en fonction des besoins du notariat et du citoyen. Ils le mettront ensuite au point en étroite collaboration avec l’équipe de projet.

Services partenaires avec les banques et les pouvoirs publics : l’échange de données numériques avec les banques et les autorités publiques figurait parmi les problèmes identifiés lors de la première série d’ateliers. Afin d’accroître l’efficacité au sein de l’étude et d’améliorer le service à la clientèle, il convient d’optimiser cet échange. Les ambassadeurs dresseront la carte des flux appropriés vers les banques et les instances gouvernementales (fédérales, régionales et locales), feront le point sur les données échangées et envisageront la manière d’accroître l’efficacité et la convivialité de cet échange au sein de nos applications ou de l’intégrer dans les progiciels du notaire.

En ce qui concerne le flux vers les instances gouvernementales, nous étudions également comment simplifier les recherches immobilières et les proposer sous forme numérique en une seule solution. Parmi ces données, épinglons les données cadastrales, les plans, les permis, les certificats et les informations sur l’aménagement urbain. Nous traduisons cela par le « Bouton vert ». Par ailleurs, en collaboration avec le gouvernement, nous créerons un « libre-service pour les hypothèques » afin de simplifier et d’accélérer la demande et la réception des états hypothécaires.

Digitalisation 3.png

Notalytics : ce projet vise à mieux soutenir le « notaire en tant que manager ». Grâce à plusieurs tableaux de bord, nous pouvons cartographier les performances d’une étude et en optimiser ainsi le fonctionnement. Comment ? En proposant un aperçu des activités de chaque mois, de l’évolution du coût horaire, de la contribution par type d’acte ou par collaborateur… Nous voulons, du reste, collecter de manière beaucoup plus efficace les informations spécifiques au cabinet, au niveau national. Nous pouvons ensuite exploiter
ces chiffres clés en interne dans le cadre d’analyses globales ainsi que de publications externes sur le chiffre d’affaires, le nombre d’actes, etc. Les ambassadeurs apporteront leur contribution afin que cette solution couvre autant que possible les besoins réels des études notariales, tant sur le plan fonctionnel que sur celui de la convivialité.

Évolution des applications : l’étude des points d’achoppement révèle que la convivialité de nombreuses applications existantes mériterait d’être améliorée. Lorsqu’une recherche est effectuée, elle nécessite souvent de saisir les mêmes données. Nous voulons donc étudier la manière de mieux intégrer les applications et d’éviter cette répétition. Nos applications continuent également d’évoluer sur le plan fonctionnel ou doivent être adaptées à un cadre juridique remanié. C’est pourquoi nous examinons les applications les plus importantes des différentes phases d’un acte, de la vente, du préacte et du post-acte. La contribution des ambassadeurs est importante pour permettre à la division ICT de Fednot de se concentrer sur les adaptations les plus utiles et de répondre autant que possible aux besoins des utilisateurs. Les ambassadeurs sont également impliqués dans les tests utilisateurs préalables au lancement de l’application.

Expériences de laboratoire : pour aller encore plus loin, nous disposons d’un laboratoire où nous étudions les possibilities offertes par la blockchain et l’intelligence artificielle au sein de l’étude notariale, notamment en collaboration avec des start-up.

Des questions ? Vous souhaitez devenir ambassadeur ?
Contactez Valerie Nuyttens à l’adresse ambassadeurs@fednot.be

 

Laissez votre message

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s